Der Controller im Homeoffice - Handlungsempfehlungen für die neue Arbeitswelt

Fraunhofer IAO und Deutsche Gesellschaft für Personalführung, das Jobportal indeed und der Internationale Controller Verein haben Umfragen zur neuen Arbeitswelt durch die Coronopandemie durchgeführt. Wir stellen die Ergebnisse vor und geben Handlungsempfehlungen für Unternehmen insbesondere Controller, die den Schub an Flexibilität und Agilität verstetigen wollen.

Mit Aufkommen der Coronapandemie hat sich Homeoffice in den Arbeitsbereichen vervielfacht, welche das mobile Arbeiten grundsätzlich erlauben. Zu diesen gehört auch das Controlling und die großen Datenmengen, die Controller im Homeoffice plötzlich sicher und schnell bearbeiten müssen. Was waren die Voraussetzungen, wo liegen Defizite, wie wird es weitergehen?

Im Mai 2020 befragte das Fraunhofer IAO gemeinsam mit der deutschen Gesellschaft für Personalführung Führungskräfte aus knapp 500 Unternehmen, der Internationale Controller Verein rund 100 Controller und indeed holte im Juni die Rückmeldung von über 12.056 ArbeitnehmerInnen aus neun Ländern ein, was uns erstens die Sicht von Nicht-Führungskräften und zweitens den internationalen Vergleich ermöglicht. 

Turbo fürs Homeoffice, aber bleibt das Erreichte?

Plötzlich ging, was noch im Januar unmöglich schien: Laut Online-Umfrage des Internationalen Controller Vereins (ICV) arbeiten 48,5 Prozent der befragten Controller remote und 47,5 Prozent der Teilnehmer „teils remote / teils präsent“. Die restlichen 4 Prozent sind ausschließlich in ihren Firmen tätig. „Remote“ bedeutete bei 69,3 Prozent Homeoffice, aber 30,7 Prozent arbeiteten auch an anderen Orten, eine besondere Herausforderung für die Absicherung der sensiblen Daten. Die Flexibilität hat sich mit Corona deutlich ausgeweitet. 

Für viele Arbeitnehmer bedeutete die Umstellung „dichte Arbeitstage, Erschöpfung, aber auch viel Kreativität in der Gestaltung unseres beruflichen Alltags und die gemeinsam gemachte Erfahrung, dass in solch einer außergewöhnlichen Situation im Zusammenwirken aller sehr viel bewältigt werden kann”, schreibt das IAO in seiner Studie. Die Ergebnisse bestätigt die Umfrage des ICV: Vor der Krise arbeiteten mehr als 90 Prozent der Controller an fest zugeordneten Arbeitsplätzen. Im Mai gaben dann annähernd 70 Prozent der Unternehmen an, dass die Controller größtenteils im Homeoffice arbeiten. Bei gut 21 Prozent der Unternehmen wird je zur Hälfte im Homeoffice oder im Unternehmensbüro gearbeitet. Die Ergebnisse ähneln sich, wobei das IAO ausnahmslos HR-Experten und Führungskräfte befragte.

Positive Erfahrungen, die sich verstetigen

Der ICV ermittelte in seiner Umfrage, dass die Erfahrungen mit „remote work“ zu 62,4 Prozent „positiv“ waren. 35,6 Prozent gaben „teils positiv / teils negativ“ an, während nur 2 Prozent das mobile Arbeiten als „negativ“ empfanden. Bei der IAO-Umfrage meinten 56 Prozent („stimme voll und ganz zu”) bzw. 33 Prozent („stimme eher zu”), dass Homeoffice in größerem Umfang ohne Nachteile möglich ist. 47 Prozent stimmten „voll und ganz zu”, dass die Führungskräfte Vorurteile abgelegt haben.

Nach den guten Erfahrungen waren sich die Befragten einig: Laut IAO wollen 42 Prozent von ihnen das Homeoffice-Angebot ausweiten und etwa der gleiche Anteil ist noch in der Abwägungsphase. Auch bei der ICV-Umfrage erwarteten 42,6 Prozent der Controller, das Homeoffice bleibt und für 76,2 Prozent wäre eine Verstetigung positiv.

Deutschland im internationalen Vergleich auf den unteren Plätzen

Die Ergebnisse klingen nach klarer Tendenz zum Homeoffice und dem flexiblen Arbeiten. Aber neben fehlenden Skills rund um digitale Führung und Anwendung von Technologien sind laut der indeed-Studie die deutschen Arbeitnehmer rund um die Digitalisierung pessimistischer eingestellt als in anderen Ländern: In Deutschland zog nur gut ein Viertel der Befragten ins Homeoffice, wogegen es in Indien beachtliche 61 Prozent waren.

Nur ein gutes Drittel der Beschäftigten in Deutschland glauben, dass sich das flexible, mobile Arbeiten dauerhaft durchsetzen wird: Das ist der vorletzte Platz im 9-Länder-Ranking. Nur die Franzosen (30,9 Prozent) sind noch skeptischer gegenüber dem Homeoffice eingestellt. Es ist ein Lücke zwischen den Führungskräften (IAO-Umfrage) und den Arbeitnehmern (indeed-Umfrage) zu sehen, die darauf schließen lässt, dass die digitale Transformation noch einen größeren Kulturwandel benötigt. Laut indeed glauben nur 30,3 Prozent der Beschäftigten in Deutschland, dass sich unsere Art und Weise zu arbeiten dauerhaft ändert. International ist das der niedrigste Wert.

Technische Ausstattung war teilweise ein Problem

Steine auf dem Weg zum Homeoffice legte laut IAO-Umfrage weniger die vorhandene Technologie, sondern eine fehlende Betriebsvereinbarung (58 Prozent), betriebsnotwendige Arbeiten vor Ort (51 Prozent), Vorbehalte von Führungskräften (28 Prozent) oder der Geschäftsführung (30 Prozent). Die Kommunikation sei durch E-Mail, Chat, VPN-Lösungen bei annähernd 90 Prozent bereits vor Corona gut mobil umzusetzen. Auch Standardprozesse für z.B. Reisekostenabrechnungen, waren bei knapp 90 Prozent der Unternehmen etabliert. Laut ICV gab es bei den Controllern teilweise Defizite bei Laptops. Außerdem war es langsam und zeitaufreibend im Homeoffice auf die diversen Datenquellen zuzugreifen. Netzwerke und Server waren in manchen Fällen überlastet.

Gut lief es bei den Controllern, die Datenquellen zuvor über virtuelle Lösungen und Vereinheitlichung der Datenformate zusammengeführt haben. Sie konnten auch im Homeoffice auf ihre Reports zugreifen, Abweichungsanalysen vornehmen und kommentieren. Hilfreich waren hierbei moderne BI-Lösungen wie z.B. SAP Analytics Cloud (SAC) oder Qlik Sense.

Aus den Erfahrungen resultierende Handlungsempfehlungen

Die Studien haben es ermöglicht, ein grobes Bild der Erfahrungen, Lösungen und Auswirkungen zu zeichnen. Um zu erkennen, wo Unternehmen bezüglich des neues Arbeitens stehen, haben sie Daten gesammelt, aus denen sich ein Zukunftsbild der Arbeit und ihrer Abläufe zeichnen lässt. Wie lässt sich die Produktivität im Homeoffice erhalten oder sogar steigern? Wie sollten Arbeitsprozesse im Controlling gestaltet werden, damit man in virtuellen Netzwerken arbeiten kann? Welche Auswirkungen haben neue Prozesse auf den Austausch der Belegschaft, auf Fahrtwege und die Gestaltung / Belegung von Büros? Welche Rolle spielt Führung im Kontext des mobilen Arbeitens und für Arbeitsprozesse, die nicht auf Stellenbeschreibungen, sondern auf Projektarbeit ausgerichtet sind? Welche Rolle spielt das Management und die Analyse von Daten? Mit dem Zukunftsbild können sich Unternehmen gezielt zur agilen Organisationen entwickeln, die unter anderem schneller auf Ereignisse wie Corona reagiert.

Ausgleich: Verkäufer in Ladengeschäften oder Arbeiter in der Produktionshalle können nicht so einfach mobil arbeiten. Wie kommunizieren Unternehmen dieser Gruppe das neue Zukunftsbild des agilen Arbeitens und wie können sie die eingeschränkten Möglichkeiten kompensieren? Vorschläge können meist die Mitarbeiter selbst entwickeln. 

Auswahl: Bei der Technologieauswahl sollten Controller die Zukunft im Blick haben, in der diverse Datenquellen (Cloud und on premise) in einer harmonisierten Umgebung für Analysen und Reports verfügbar sind. Die professionelle Umsetzung von Zugriffskonzepten und Berechtigungen spielen dabei eine wesentliche Rolle.

Kompetenz: Beim Umgang mit den digitalen Lösungen haben viele Mitarbeiter Defizite beim Wissen rund um den Umgang mit Technologien gezeigt. Den Chefs mangelte es eher an Know-how rund um Führung auf Distanz: Neue Führungskompetenzen sind gefordert. Unternehmen sollten folglich in Schulungen und Trainings investieren, um die Wissenslücken zu schließen.

Kultur: Laut IAO-Studie sagten rund 94 Prozent der Befragten, dass ein guter Zusammenhalt und eine starke Kultur gut durch krisenhafte Phasen tragen. Dr. Rüdiger Eichin, Leiter des ICV-Fachkreises „Future of Work“, sagte entsprechend: „Es geht um Veränderungen der Arbeitskultur, Bedarf an neuen Skills in Kommunikation und Selbstmanagement.“ An der Kultur zu arbeiten ist folglich ein wesentlicher Erfolgs- und Robustheitsfaktor. 

Analyse: Unternehmen brauchen den Überblick über Daten, um nicht nur in der Krise  ihr Unternehmern und ihre Workforce gut steuern zu können. Es gilt also auch Daten zusammenführen, einen zentralen Zugriff zu gewähren, um eine gute Steuerung des Arbeitsaufkommens, der Ressourcen, Arbeitszeiten und damit Arbeitseffizienz und -effektivität zu ermöglichen - ganz gleich, ob man im Homeoffice oder einem anderen Ort arbeitet.  

Erstellt von (Name) E.R. am 25.09.2020 Geändert: 28.09.2020 09:52:56 Autor:  Dr. Jörg Thienemann, Detect Value AG Bild:  Dr. Jörg Thienemann, Detect Value AG

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