E-Mails können Meetings ersetzen

Ein Meeting ist nicht für jedes Anliegen der beste Kommunikationsweg. Fünf Kriterien helfen bei der Entscheidung, ob eine E-Mail das Meeting ersetzen kann.

Meetings, Telefonkonferenzen oder Brainstorming-Treffen dienen im Idealfall dem konstruktiven Austausch von Informationen und Ideen. Einer Sharp-Studie zufolge verbringen deutsche Büroangestellte jedoch viel Zeit in Besprechungen, die sie mehrheitlich als ineffektiv empfinden – zumal wenn der Eindruck entsteht, dass sich die Inhalte auch per E-Mail hätten klären lassen. Aber wann sind Mails das Kommunikationsmittel der Wahl und können ein Meeting ersetzen? Fünf Kriterien helfen bei der Entscheidung. 

1. Wenn Sie exakte Antworten benötigen
Fragen, die Zahlen und Fakten oder andere verbindliche Antworten erfordern, stellt man besser in einer Mail. In einer Besprechung könnte sich das Gegenüber davon überrumpelt fühlen. Ohnehin schreiben viele Kollegen lieber eine Mail, wenn man sie nach Informationen fragt – das gibt ihnen Zeit, die Antwort genauer zu durchdenken. Hingegen stellt man Fragen, die im Team diskutiert werden müssen, besser in einem Meeting. 

2. Wenn Sie schnelles Feedback zu einem Vorschlag oder Dokument möchten
Geht es um Feedback zu einer Präsentation oder einem Angebot, kann man das Dokument an alle relevanten Personen mailen. Diese können sich die Unterlagen dann zu einem beliebigen Zeitpunkt in Ruhe ansehen und ihr Feedback zurückmailen, das auf diesem Wege meist ehrlicher ausfällt als vor einer Gruppe formulierte Reaktionen. Bei Bedarf kann man danach immer noch ein Meeting abhalten, um das gesammelte Feedback zu besprechen.

3. Wenn nicht alle relevanten Personen teilnehmen können
Nicht immer haben alle Teammitglieder Zeit, wenn bei einem Treffen Ideen ausgetauscht und die Fortschritte eines Projekts besprochen werden sollen. Eine Gruppen-E-Mail hingegen eröffnet dem gesamten Team einen Zugang zu allen relevanten Informationen und gibt jedem die Möglichkeit, etwas zur Diskussion beizutragen. Alternativ – beispielsweise wenn nicht von jedem Teammitglied Input gebraucht wird – kann man ein Meeting durchführen und dieses aufzeichnen. 

4. Wenn Sie Input von vielen verschiedenen Personen brauchen
Wenn Kollegen verschiedene Aufgaben mit bestimmten Deadlines haben, muss der aktuelle Stand nicht in der Gruppe diskutiert werden. Statt dessen kann einzeln per Mail oder Sofortnachricht ein kurzer Statusbericht erfragt werden – schließlich ist es nicht immer notwendig, dass alle Beteiligten über alle Zwischenstände Bescheid wissen. Anhand der Antwort-Mails lässt sich dann entscheiden, ob doch ein Meeting nötig ist oder ob sich alles Weitere per E-Mail klären lässt.

5. Wenn Sie sind nicht vorbereitet sind und keine Agenda haben
Meetings sind nur dann produktiv, wenn sie eine feste Tagesordnung und ein klares Ziel haben. Wenn für eine entsprechende Vorbereitung des Treffens keine Zeit ist, bespricht man Dinge, die nicht warten können, besser kurz per E-Mail und verschiebt das Meeting auf einen späteren Zeitpunkt. 



Erstellt von (Name) E.R. am 10.08.2020
Geändert: 03.11.2020 16:26:36
Autor:  Petra Hannen
Quelle:  www.emclient.com
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Phovoi
Drucken RSS

Premium-Stellenanzeigen


Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige
Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Community

Community_Home.jpg






Nutzen Sie kostenfrei das Controller-Stellen.de Forum und holen sich Rat für Ihre Karriere im Controlling-bereich.
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

CJ_Muster_titel-190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

rotstift_adpic_190px.jpg 
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
Anzeige
Vertrag_pm_Jasper_Grahl.jpg Ihr Stellenangebot auf Controller-Stellen.de: Erreichen Sie mit Ihrem Stellenangebot zu einem vergleichsweise sehr günstigen Preis (ab 300,00 €) und ohne große Streuverluste zielgerichtet praxisbewährte Controller oder den Nachwuchs aus den Hochschulen.  Jobangebot einstellen >>
Anzeige

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge und sämtliche Ausgaben des Controlling-Journals. Das aktuelle Controlling-Journal erhalten Sie zudem als pdf-Ausgabe. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft für nur 89,- EUR inkl. MWSt. im Jahr! Weitere Informationen >>
Anzeige

Buch-Tipp


kennzahlen.png Kennzahlen-Guide für Controller- Über 200 Kennzahlen aus Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.
Jede Kennzahl wird in diesem Buch ausführlich erläutert. Neben der Formel wird eine Beispielrechnung aufgeführt. Für viele branchenneutrale Kennzahlen stehen Zielwerte bzw. Orientierungshilfen für eine Bewertung zur Verfügung. Für die genannten Bereiche hat die Redaktion von Controlling-Portal.de jeweils spezialisierte Experten als Autoren gewonnen, die auf dem jeweiligen Gebiet über umfangreiche Praxiserfahrung verfügen. 
Preis: ab 12,90 Euro Brutto mehr >>

Anzeige
Excel-Vorlagen-Markt.de
Anzeige

Stellenmarkt

Controller (m/w/d)
Das Sundwiger Messingwerk gehört mit seinen rund 350 Beschäftigten zu den führenden Produzenten von Bändern und Drähten aus Kupfer­legierungen. Wir vertreiben unsere Produkte zusammen mit dazugehörenden Standorten in Meriden, USA und Shenzhen, China an einen weltweit agierenden Kundenkreis. Typis... Mehr Infos >>

Controller (m/w/d) für das Geschäftsfeld Pädagogische Einrichtungen im Konzerncontrolling
Mit mehr als 5.000 Mitarbeiter*innen ist das Augustinum eines der führenden Sozialunternehmen in Deutschland. Werden Sie Teil unseres Teams! Die Hauptverwaltung der Augustinum Gruppe koordiniert die Geschäftsfelder unseres Sozialunternehmens und gewährleistet den reibungslosen Betrieb unserer vie... Mehr Infos >>

Financial Accountant (w/m/d)
YAZIO wurde 2013 gegründet und ist mit über 10 Millionen glücklichen Nutzern eine der weltweit erfolgreichsten Ernährungs-Apps. YAZIO hat eine Mission: durch eine bessere Ernährung möglichst vielen Menschen zu einem gesünderen Leben zu verhelfen! Mit Nutzern in über 150 Ländern sind wir bereits a... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>
Anzeige

Software-Tipp

BI_Forderungscockpit_controllingportal.jpg Diamant/3 bietet Ihnen ein Rechnungswesen mit integriertem Controlling für Bilanz- / Finanz- und Kosten- / Erfolgs- Controlling sowie Forderungsmanagement und Personalcontrolling. Erweiterbar bis hin zum unternehmensweiten Controlling.

Mehr Informationen >>
Anzeige

Web-TippVermieter1x1_logo_282px.jpg 

Vermieter1x1.de - Das Internetportal für Vermieter und Immobilien-Manager. Zahlreiche Fachbeiträge und News zum Thema Vernieten und Verwalten von Immobilien. Umfangreiche Marktübersichten für kaufmännische Software, Seminare  und Tagungen runden das Angebot ab.
Anzeige

PLC Businessplan automatisiert 

PLC_Businessplan.jpg
Der automatisierte Businessplan hilft Ihnen systematisch bei der Erstellung Ihres Businessplans und das automatisiert und ohne viel Dateneingabe.  Zum Shop >>
Anzeige

Ihre Werbung auf Controller-Stellen.de

Werbung Controlling-Portal.jpg
Ihre Werbung hier ab 200 EUR
im Monat
Werben Sie zielgruppenorientiert – werben Sie auf dem Karriere-Portal für Controller www.Controller-Stellen.de! Nähere Informationen erhalten Sie hier >>
Anzeige

Excel-Tool zur Visualisierung eines Projektplans

barchart03_300px.jpg
Das Excel-Tool zur Visualisierung eines Projektplans unterstützt den Controller bei der Präsentation der Top-Level-Meilensteine oder Phasen bzw. Aktivitäten eines Projekts als Balkenplan (Bar Chart, Gantt-Diagramm) oder als Abbildung auf einem Zeitstrahl (Timeline) in einem ansprechenden Design, ohne dass dafür ein Terminplanungstool bemüht oder viel Zeit und Mühe in ein Mal- oder Zeichenprogramm investiert werden müssen. Zum Shop >>
Anzeige

Nutzwertanalyse (Excel-Vorlage)

preview03_bewertung.jpg
Die Nutzwertanalyse ist eine Methode zur quantitativen Bewertung des Nutzens von Entscheidungsalternativen, die wegen fehlender numerischer oder monetärer Vergleichskriterien nicht oder schwer miteinander vergleichbar sind. Dieses Excel Tool ermöglicht die Durchführung einer Nutzwertanalyse für bis zu fünf Alternativen nach bis zu zwölf, nicht hierarchischen Kriterien. Zum Shop >>
Anzeige

Meilensteintrendanalyse (MTA) in Excel

mta_de_02.jpg
Diese auf Excel basierende Meilensteintrendanalyse ist ein effizientes grafisches Werkzeug zur Verfolgung von Projektmeilensteinen. Sie visualisiert den Trend von Meilensteinen und eine möglicherweise daraus resultierende Gefährdung des Projektendes. Zum Shop >>
Anzeige

Excel-Vorlagen-Paket für Hausverwalter

4. Residualwertberechnung.jpg
Dieses Excel-Vorlagen-Paket enthält folgende Tools:
  • Nebenkostenabrechnung für Eigentumswohnung
  • Rendite – Berechnungsprogramm
  • Residualwertberechnung für eine Immobilie
  • Steuerberechnung für Immobilienanlage 
Zum Shop >>