E-Mails können Meetings ersetzen

Ein Meeting ist nicht für jedes Anliegen der beste Kommunikationsweg. Fünf Kriterien helfen bei der Entscheidung, ob eine E-Mail das Meeting ersetzen kann.

Meetings, Telefonkonferenzen oder Brainstorming-Treffen dienen im Idealfall dem konstruktiven Austausch von Informationen und Ideen. Einer Sharp-Studie zufolge verbringen deutsche Büroangestellte jedoch viel Zeit in Besprechungen, die sie mehrheitlich als ineffektiv empfinden – zumal wenn der Eindruck entsteht, dass sich die Inhalte auch per E-Mail hätten klären lassen. Aber wann sind Mails das Kommunikationsmittel der Wahl und können ein Meeting ersetzen? Fünf Kriterien helfen bei der Entscheidung. 

1. Wenn Sie exakte Antworten benötigen
Fragen, die Zahlen und Fakten oder andere verbindliche Antworten erfordern, stellt man besser in einer Mail. In einer Besprechung könnte sich das Gegenüber davon überrumpelt fühlen. Ohnehin schreiben viele Kollegen lieber eine Mail, wenn man sie nach Informationen fragt – das gibt ihnen Zeit, die Antwort genauer zu durchdenken. Hingegen stellt man Fragen, die im Team diskutiert werden müssen, besser in einem Meeting. 

2. Wenn Sie schnelles Feedback zu einem Vorschlag oder Dokument möchten
Geht es um Feedback zu einer Präsentation oder einem Angebot, kann man das Dokument an alle relevanten Personen mailen. Diese können sich die Unterlagen dann zu einem beliebigen Zeitpunkt in Ruhe ansehen und ihr Feedback zurückmailen, das auf diesem Wege meist ehrlicher ausfällt als vor einer Gruppe formulierte Reaktionen. Bei Bedarf kann man danach immer noch ein Meeting abhalten, um das gesammelte Feedback zu besprechen.

3. Wenn nicht alle relevanten Personen teilnehmen können
Nicht immer haben alle Teammitglieder Zeit, wenn bei einem Treffen Ideen ausgetauscht und die Fortschritte eines Projekts besprochen werden sollen. Eine Gruppen-E-Mail hingegen eröffnet dem gesamten Team einen Zugang zu allen relevanten Informationen und gibt jedem die Möglichkeit, etwas zur Diskussion beizutragen. Alternativ – beispielsweise wenn nicht von jedem Teammitglied Input gebraucht wird – kann man ein Meeting durchführen und dieses aufzeichnen. 

4. Wenn Sie Input von vielen verschiedenen Personen brauchen
Wenn Kollegen verschiedene Aufgaben mit bestimmten Deadlines haben, muss der aktuelle Stand nicht in der Gruppe diskutiert werden. Statt dessen kann einzeln per Mail oder Sofortnachricht ein kurzer Statusbericht erfragt werden – schließlich ist es nicht immer notwendig, dass alle Beteiligten über alle Zwischenstände Bescheid wissen. Anhand der Antwort-Mails lässt sich dann entscheiden, ob doch ein Meeting nötig ist oder ob sich alles Weitere per E-Mail klären lässt.

5. Wenn Sie sind nicht vorbereitet sind und keine Agenda haben
Meetings sind nur dann produktiv, wenn sie eine feste Tagesordnung und ein klares Ziel haben. Wenn für eine entsprechende Vorbereitung des Treffens keine Zeit ist, bespricht man Dinge, die nicht warten können, besser kurz per E-Mail und verschiebt das Meeting auf einen späteren Zeitpunkt. 

Erstellt von (Name) E.R. am 10.08.2020 Geändert: 25.02.2021 15:47:12 Autor:  Petra Hannen Quelle:  www.emclient.com Bild:  Bildagentur PantherMedia / Phovoi

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